Forventninger til byråene

Kategori:

Aktuelt

Dato:

februar 16, 2017

Forventninger til byråene

Miriam Brockstedt Berg

Hvor gode er egentlig dagens eventbyråer? Hva forventer kundene, og klarer byråene å leve opp til forventningene? 

Etter et spennende arrangement i regi av HSMAI i januar, ble vi interessert i funn de hadde gjort i samarbeid med professor i markedsføring ved Høgskolen i Hedmark, Bård Tronvoll. Derfor valgte vi å ta en liten prat med han for å se nærmere på hva han hadde funnet ut og hvorfor eventbransjen i dag er i stor endring. Tronvoll hadde, sammen med HSMAI foretatt en undersøkelse med 104 bedrifter i hele Norge og funnene som ble gjort er ikke ulike fra hva 6.Sans har jobbet mot en god stund allerede. Dette er en årlig undersøkelse på event og hvordan man ser at markedet utvikler seg og vokser, samt hvordan adferden til kundene endrer seg.
Undersøkelsen tok for seg kunder av eventbransjen, da for det meste ledergrupper, salg, marked og HR, med mellom 1-5 og opp til over 1000 ansatte, med stor spredning mellom bransjer. Det er tydelig at de fleste events blir arrangert i området rundt Oslo og Gardermoen, men det er også en god del events som arrangeres i resten av landet.

Det var tydelig gjennom undersøkelsen at de fleste bedrifter bruker event som en aktivitet både for internkommunikasjon og i forbindelse med markedsrettede aktiviteter. Det var tydelige skiller på hvor mange som bruker eventbyråer for eksterne eventer, mens de som gjør det setter ut all sin eventaktivitet til de som virkelig kan det. Dette er en god løsning da planlegging og gjennomføring av et event er meget tidkrevende og fort kan bli en dyr løsning dersom man gjør dette inhouse. De som bruker profesjonelle byråer sparer gjerne både tid, frustrasjon og penger på aktiviteten, samt at den ofte får et mye større impact.

Funnene fra undersøkelsen viser at event blir stadig viktigere for bedrifter i det totale markedsbildet. Det er tydelig at bedrifter har stadig høyere budsjetter for eventer, både internt og eksternt, og at de velger å bruke dette som en høyt prioritert kanal. Det er viktig at byråene fokuserer på opplevelser mellom mennesker – en meget viktig og inntrykksfull kanal.

Det er ikke overraskende at event først og fremst brukes imot messe, konferanse, kommunikasjon og for kulturbygging, med skjæringspunkt på hvordan man skal bygge kultur internt i en bedrift og hvordan man skal knytte til seg kunden på best mulig måte. Det er også en god del bruk av event i sport, fritid, aktuelle kulturelle og samfunnsdyktige engasjementer.

På en annen side har det voksende markedet begynt å stille andre krav og forutsetninger til byråene. Det er da viktig at byråene utvikler seg, og utfordrer både kunden og seg selv, for å være med på endringen. Dette er en endring som går fort, og de som ikke følger med i svingene vil falle av markedet.

Ved spørsmål om tilfredshet er det ingen tydelige tegn på at kundene er overveldet av glede over sitt nåværende byrå, og de er villige til å bytte leverandør av eventtjenester dersom de får et bedre tilbud. Dette er ofte grunnet at de vil bli kjent med mer av hva markedet har å by på, og at tilfredsheten med løsningene de har fått så langt ikke har levd opp til forventningene. En av de gjengående utmerkelsene var at byråene ofte er for dyre mot hva som kommer ut av aktiviteten.

Det var tydelig at ankeret mot eventbransjen i dag er veldig teknisk orientert mot hva man ønsker å få ut av et event. Basert på funnene mener Tronvoll dette kan begrunnes med at byråene fort kan glemme å spørre seg hva de faktisk leverer. Det gjelder for leverandøren å være kritisk til hva de fokuserer på mot hva kunden faktisk spør om – teknikk mot kommunikasjon, det å bygge en bro mellom eventet og det forretningsorienterte.

Eventbyråene som ikke jobber forretningsorientert vil snart få en stor konkurrent i markedet, nemlig hotellene og destinasjonene de bruker. Hotellene bygger mer mot tekniske løsninger, surveys og mange av elementene i byråenes grunnfase. Hotellene viser at det arrangørmessige er den enkleste delen av et event og at det ikke lengre kreves veldig mye for å levere et forholdsvis avansert lyd- og lysshow. Tronvoll mener at dersom ikke byråene våkner, vil hotellene og lokaleierne ta over det som i dag regnes som eventdrift.
Det legges trykk på prosjektgruppen for hvert event, både når det kommer til hvem hos byrået som involveres, og hvem fra kunden som involveres. Det er viktig å legge vekt på at det er behov for at de som sitter med kunnskap om en bedrift sin strategi og fokuspunkter er med i avgjørelser slik at byrået blir en strategisk samarbeidspartner og ikke en teknisk arrangør.

Dagens eventbyråer har et kjempebra potensiale da de klarer å spille på mange flere sanser en hva tradisjonelle medier kan gjøre. Med denne type kommunikasjon har man mulighet til å trekke mot de emosjonelle båndene og mot deres relasjoner til merkevaren. Det er viktig at teknikken er med, men enhver bedrift i dag forventer at teknikken går på skinner og at det er bedriftens kjernebudskap som gjøre om til et event.

Eventbransjen er i versjon 1.0 og Tronvoll hevder man må komme seg over i versjon 2.0, eller kanskje til og med 3.0. Det er tydelig at de som henger etter kommer til å forsvinne. Undersøkelsen viser at byråene er for dyre, holder ikke opp mot forventningene og kundene er i gjennomsnitt ikke fornøyde med leveransen. Når man ser på det positive sier kunden at de jobber godt med, og har gode relasjoner til byrået, og at de har et godt samarbeid. Dette er bygget mye på den tekniske delen, men det er ikke på den areaen vi vil komme til å kjempe på i morgen.